Por Leticia Santa Olalla Ocampo[1], Francisco Javier Cartujano Escobar[2], Roberto Martín Urzúa Rangel[3] y José Pedro Aragón Hernández[4]. –
Resumen
En este artículo se describe un sistema web para la administración de la información del Programa Institucional de Tutorías del Instituto Tecnológico de Zacatepec (ITZ) del Tecnológico Nacional de México (TecNM).[5]
La tutoría es una actividad que forma parte de las funciones que realizan los profesores del ITZ y es un elemento importante en el proceso enseñanza-aprendizaje. En particular, cada tutorado genera en colaboración con su tutor doce formatos que contienen información relevante del perfil académico del estudiante. Esta información se procesa para generar indicadores que permiten dar un seguimiento académico puntual de cada alumno. El análisis de dichos indicadores permite establecer acciones cuyo objetivo es mejorar el rendimiento académico de cada estudiante, con el fin último de que los estudiantes logren la terminación de su carrera.
Introducción
La tutoría es un proceso de acompañamiento grupal o individual que un tutor brinda al estudiante durante su estancia en el Instituto con el propósito de contribuir a su formación integral e incidir en las metas institucionales relacionadas con la calidad educativa, elevar los índices de eficiencia terminal y reducir los índices de reprobación y deserción.
En la actualidad existen diferentes actividades que apoyan al programa de tutoría, principalmente en la comunicación tutor-tutorado, así como en la recepción de una serie de documentos para dar seguimiento a los estudiantes.
Los resultados de la investigación “El uso de las herramientas tecnológicas en la tutoría universitaria. Experiencias académicas” (Vázquez, 2016), ponen de manifiesto la presencia de experiencias informales de tutoría apoyada de recursos tecnológicos para agilizar los procesos de atención estudiantil, como una iniciativa docente que intenta responder a la demanda institucional de brindar tutoría a grupos numerosos de estudiantes.
Por su parte, el Instituto Tecnológico Superior de Tierra Blanca, desarrolló una aplicación web que permite al coordinador del programa de tutorías llevar el registro y seguimiento de los tutorados (Ventura, 2014).
Actualmente, en el Instituto Tecnológico de Zacatepec, particularmente en el Departamento de Desarrollo Académico, se tiene una gran cantidad de datos relacionados con el programa de tutorías del instituto. El valor real de estos datos reside en la información que se pueda extraer de ellos, es decir, que ayuden a comprender qué está pasando en la trayectoria escolar del estudiante mediante la generación de indicadores que apoyen a tomar decisiones que incidan directamente en el indicador de eficiencia terminal.
El presente artículo describe el desarrollo de una herramienta web cuyo propósito es apoyar todo el proceso de tutoría del ITZ. La herramienta web procesa de manera automática los datos recopilados de las entrevistas grupales e individuales, entre los cuales se encuentran los hábitos de estudio y estilos de aprendizaje de cada estudiante, con la finalidad de generar datos estadísticos que permitan evaluar y retroalimentar el plan de acción tutorial académico.
Desarrollo del Sistema (Método)
Datos fuentes
La herramienta web desarrollada permite recopilar y almacenar los datos de la trayectoria académica de cada tutorado por cada tutor. Es decir, la información registrada en papel o en archivos electrónicos durante el semestre por cada tutor respecto a sus tutorados se cargan y almacenan en una base de datos manipulada por la herramienta web descrita en este artículo.
Con los datos mencionados en el párrafo anterior, la herramienta Web genera una serie de medidas estadísticas que permiten realizar una interpretación de la eficiencia del programa de tutorías.
Desarrollo de un frontend
Para la implementación de la interfaz de usuario o frontend se utilizó Bootstrap y AdminLTE. Bootstrap es un framework para el diseño de sitios web y AdminLTE es una aplicación base que utiliza Bootstrap para crear una interfaz responsiva que se adapte a cada tipo de dispositivo. Se utilizaron estas tecnologías debió a las características de funcionalidad, adaptación a diferentes dispositivos y desarrollo en tiempos cortos.
Desarrollo del backend
La capa backend no es directamente accesible por los usuarios. En esta capa se realiza el procesamiento de los datos de entrada y el almacenamiento de estos datos. Se diseñó e implementó la base de datos que consta de 13 tablas. [Véase Figura 1]. Cada tabla consta de un conjunto de tuplas[6] con su respectivo identificador, que en la mayoría de los casos se relacionan con otras tuplas para poder recolectar datos que nos proporcionen información integral. Las tablas almacenan datos referentes a personas, roles, coordinadores, tutores, tutorados, grupos, carreras, departamentos, periodos, estilos de aprendizaje, técnicas de estudio, organización de estudio y motivación de estudio.
Administración del desarrollo de la herramienta web
Es necesario llevar un control de versiones del sistema web con el fin de poder dar mantenimiento (agregar nuevos componentes) a este sistema. No debe perderse de vista que el principal objetivo de esta herramienta es la generación de medidas estadísticas que apoyen la toma de decisiones con el fin de lograr los objetivos del programa institucional de tutorías. Para ello se requiere de una constante retroalimentación a la herramienta. Por tal motivo se requiere llevar un control de versiones; para esto, se decidió trabajar con Git en la plataforma GitHub[7] por ser una plataforma para crear proyectos abiertos de herramientas y aplicaciones computacionales con la ventaja de ser colaborativa. Además, mediante GitHub se tiene un mejor manejo de las versiones de sistemas que requieren de actualizaciones constantes. Una vez creado el repositorio en los servidores de GitHub se clonó a la computadora para poder trabajar en él.
Implementación (Resultado)
Uso del sistema desarrollado
El acceso al sistema de tutorías se realiza mediante una página web que solicita un inicio de sesión mediante una cuenta. Dicha cuenta puede ser de 4 roles distintos [Véase Figura 2].
El sistema cuenta con las operaciones de agregar, eliminar, modificar y consultar datos de los usuarios de cualquier rol. La Figura 3 muestra la pantalla referente a eliminar un tutorado.
La vista llamada grupos consta de dos formularios: uno para registrar a tutores y otro para registrar grupos. Cabe resaltar que necesita existir al menos un profesor registrado para poder asignarle un grupo, de lo contrario será imposible generar un nuevo grupo. Para el formulario de los tutores se piden datos como el nombre completo, el usuario, una contraseña y la carrera a la cual pertenece. Este formulario también cuenta con una confirmación de contraseña, de tal manera que, si no se ingresa la misma contraseña en ambos campos, el botón para registrar quedará inhabilitado. Para el formulario de los grupos, se requieren datos tales como el nombre, el periodo, la generación, la carrera, el tutor encargado del grupo y una clave para poder acceder a ese grupo. [Véase Figura 4].
Si un tutor inicia sesión de forma exitosa entonces es redirigido hacia la vista de tutores principal llamada Dashboard, la cual muestra datos estadísticos sobre sus tutorados. Esta vista muestra además una tabla que contiene información de los grupos que tiene asignados, tales como el nombre, la generación, los alumnos inscritos y la clave de acceso al grupo. Esta tabla permite la visualización de los alumnos inscritos en el grupo seleccionado. Los alumnos que son mostrados en la tabla que se genera al seleccionar un grupo, permite ver ciertos reportes de los alumnos. Los reportes generados varían dependiendo de quién los genere. El reporte de la encuesta Estilos de Aprendizaje se muestra en la Figura 5.
Con esta herramienta se pueden hacer búsquedas entre los resultados obtenidos en tiempo real, así también como exportar esos resultados en diferentes formatos tales como Excel, Tablas en Word y una tabla copiada en el portapapeles. [Véase Figura 6].
Web generadora de documentos
El uso de una aplicación como la descrita previamente, refuerza las acciones administrativas de organizaciones y/o empresas, brindando la generación de documentos en los formatos pertinentes por sus sistemas de gestión, dejando fuera pasos donde el factor humano podría provocar errores en el llenado de campos y cálculo de información estadística.
Así mismo, la información estadística en futuras expansiones podrá tomar sentido en tomas de decisiones reales acerca de posibles acciones en casos especiales de tutorados que estén fuera de los parámetros normales.
La frialdad de un sistema no puede sustituir la humanidad y experiencia de un especialista, ya sea psicólogo, orientador vocacional, asesor; pero, sí puede ayudar a los mismos a reconocer patrones de comportamiento o deficiencias de estudio en un tutorado.
Conclusiones
Esta aplicación mejora significativamente el tiempo de análisis de datos para los docentes que tienen tutorados, así como para quienes colaboran en el departamento de tutorías. También, ayuda a una mejor toma de acciones debido a los estadísticos que se obtienen a partir de un grupo de tutorados. Los datos obtenidos de la actividad tutorial son presentados en forma de gráficos porcentuales a partir del análisis dentro de la aplicación.
Debido a que los formatos que anteriormente eran en físico, cada alumno tenía que hacer una gráfica por cuenta propia en forma manual, ahora esta aplicación genera automáticamente dicha gráfica, lo que hace que el tiempo para que completen los formatos sea relativamente corto. Además de que, por tratarse de un formato digital, se ahorran recursos tales como hojas de papel y, lo más importante, tiempo.
Debido a que ésta es una primera versión, existen varias mejoras para potencializar este sistema de tutorías. Una es implementar más formatos de la actividad tutorial para poder tener más datos estadísticos, los cuales serán requeridos para incrementar el proceso del análisis y gestión de datos. Llevar un registro de todo lo que sucede a nivel de la base de datos en fotma de una bitácora que registre todos los cambios que se han hecho, sería una opción muy viable. Implementar un sistema de verificación de usuarios, tales como lo son la autentificación en dos pasos resulta conveniente debido a que de esta manera se prevendría que usuarios maliciosos se registren con datos falsos.
Cabe destacar que esta aplicación web no remplazará el sistema tradicional de llenar los formatos de tutoría como se ha estado haciendo durante mucho tiempo, sino que tratará de ser la forma predominante para poder contestar los formatos debido a la amplia variedad de ventajas que trae consigo, tanto para el alumno como para los tutores. ¶
[Publicado el 8 de febrero de 2023]
[.925 Artes y Diseño, Año 10, edición 37]
Referencias
- Castro, R. I., y Ordoñez, X. M. (2013). El podcast como herramienta de enseñanza aprendizaje. Diseño en síntesis, 74–81.
- Torres Vázquez, T.; Torquemada González, A. D. (2016). El uso de las herramientas tecnológicas en la tutoría universitaria. Experiencias académicas. [en línea]. Disponible en: https://oa.ugto.mx/el-uso-de-las-herramientas-tecnologicas-en-la-tutoria-universitaria-experiencias-academicas.html
- Ventura Sánchez, A.; Mora Colorado, E.; Moreno Fernández, M. R.; Andrade Aguilar, D.; Pym Mejia, M. A. (2014). Desarrollar e implementar una aplicación web para el control de tutorías de los alumnos del ITSTB, Revista Iberoamericana de Producción Académica y Gestión Educativa: Vol. 1 Núm. 1 (2014).
[1] Licenciada en Informática en 1992 por el Instituto Tecnológico de Zacatepec (ITZ), graduada como Maestra en Ciencias en Ciencias de la Computación 2008 por el Centro Nacional de Investigación y Desarrollo Tecnológico (CENIDET). Actualmente catedrática de la carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales del TecNM campus Instituto Tecnológico de Zacatepec. Área de Interés Ingeniería de Software. Contacto: leticia.so@zacatepec.tecnm.mx
[2] Doctor en Administración con Especialidad en Sistemas de Información egresado del ITESM, Campus Ciudad de México; Maestro en Ciencias de la Computación e Ingeniero en Sistemas Computacionales, ambos títulos otorgados por el ITESM, Campus Cuernavaca. Obtuvo mención honorífica al terminar la carrera de Ingeniería. Se ha desempeñado en el sector privado como gerente de sistemas y como profesor investigador del Departamento de Computación del ITESM, Campus Ciudad de México y Campus Cuernavaca. Ha pertenecido al SNI del CONACYT. Actualmente catedrático de la carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales del TecNM campus Instituto Tecnológico de Zacatepec. Contacto: francisco.ce@zacatepec.tecnm.mx
[3] Ingeniero en Mecánica del Instituto Tecnológico de Aguascalientes, graduado como maestro en Ciencias de la Ingeniería mecánica por el Centro Nacional de Investigación y Desarrollo Tecnológico (CENIDET). Actualmente catedrático del TecNM campus Instituto Tecnológico de Zacatepec. Contacto Roberto.ur@zacatepec.tecnm.mx
[4] Ingeniero en Sistemas Computacionales obteniendo el premio ANFEI 2001 y como Maestro en Tecnologías de la Información, ambas en el Instituto Tecnológico de Zacatepec. Se ha desempeñado en el sector privado como consultor en áreas de Programación Web, SQL Server, Seguridad Informática, entre otros. Actualmente se desempeña como catedrático de la carrera de Ingeniería en Sistemas Computacionales del TecNM campus Instituto Tecnológico de Zacatepec. Área de Interés: Desarrollo de software con patrones de diseño para ambientes Web/Cloud y escritorio, seguridad informática, infraestructura con RHEL. Contacto jose.ah@zacatepec.tecnm.mx
[5] Los autores agradecen al Tecnológico Nacional de México (TecNM) por el apoyo otorgado para la realización de este artículo.
[6] Una tupla es una secuencia de valores agrupados como si fueran un valor único por medio de la operación Union (Silberschatz et al, 2006)
[7] Github es un portal creado para alojar el código de aplicaciones de cualquier desarrollador basandose en el sistema de control de versiones Git diseñado por Linuz Torvalds.(s.f.) GitHub. https://github.com
